Сколько составляет срок хранения больничных листов в организации
Больничный лист – особый документ, который выдается учреждением здравоохранения гражданину при обращении для подтверждения временной нетрудоспособности. В свою очередь, лицо, получившее лист, обязано предоставить его по месту работы для начисления ему пособия и в качестве документального основания законности отсутствия на рабочем месте в связи с болезнью или уходом за больным человеком.
В статье выясним сроки хранения больничных в организации.
Содержание
Сколько хранятся документы
По планам ФСС с 2022 года документооборот, связанный с предоставлением и хранением листков нетрудоспособности, полностью перейдет в электронную форму. Однако до этого момента наряду с электронными больничными все так же имеют хождение бумажные бланки, которые относятся к документам строгой бухгалтерской отчетности.
В этой связи во многих организациях задаются вопросом о порядке и сроке хранения такой документации. Считается, что, как и другие бухгалтерские бумаги, хранить их следует в течение 5 лет после получения. Однако такой подход к определению срока является неверным.
Дело в том, что лист нетрудоспособности используется при расчете и уплате страховых взносов за сотрудников. В этой связи срок его хранения устанавливается налоговым законодательством РФ. Так, в соответствии с НК РФ, такие документы должны храниться не менее 6 лет.
Для чего их хранят и в каком случае могут пригодиться
Вести учет сохранности документации по страховым взносам в течение шестилетнего периода необходимо в силу требований законодательства.
Кроме этого, подлинники бумажных документов могут потребоваться при проверке, организуемой ФСС. Следует отметить, что на практике данное ведомство проводит проверочные мероприятия крайне редко, поэтому многие руководители организаций и не знают о такой вероятности. Однако в случае их осуществления при отсутствии бумажных подлинников ФСС может отказать зачесть соответствующие расходы работодателя, что предполагает финансовые издержки для предприятия.
По окончанию шестилетнего периода больничные не могут быть истребованы из архива для проверки корректности начисления пособий и уплаты страховых взносов.
Где находятся документы и правила хранения
Каких-либо единых требований, связанных с обеспечением сохранности в организации подобной документации, нет. Каждое предприятие осуществляет хранение исходя из собственных условий и возможностей.
Однако рекомендуется выделить для больничных листков отдельную папку, которая будет храниться в бухгалтерии. Кроме этого, следует вести журнал учета листов нетрудоспособности. Это необходимо для того, чтобы можно было быстро найти необходимую документацию в случае проверки со стороны контролирующих органов.
Организации и предприятия обязаны обеспечивать сохранность любых документов, на основании которых производятся бухгалтерские расчеты. В отношении больничных листов хранение осуществляется в течение 6 лет. Хранить документы следует в отдельной папке с приложением специального журнала учета. Таким образом, при проверке со стороны ФСС и иных органов бухгалтерия сможет представить все необходимые документы в кратчайшие сроки.
