Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки

Цифровые технологии, подобно урагану, ворвались в повседневную жизнь современного человека. Для большинства людей возможность оплачивать покупки без «живых» денег, получать важные документы без многочасового пребывания в длинных очередях и общаться с людьми в реальном времени, которые находятся за тысячу километров – представляет собой абсолютное благо.

Бумажные документы постепенно тоже канут в Лету, и подобные изменения можно будет наблюдать в ближайшее время. Датой перехода на электронные аналоги трудовых называют 1 января 2020 года.

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году – последние новости

Работающие россияне, услышав о замене бумажных документов на электронные трудовые книжки (ЭТК), сразу воображают себе сложную процедуру, ради которой потребуется пожертвовать большим количеством времени и нервов. На самом деле, изменение в законодательстве носит «факультативный» характер.

То есть, гражданин имеет право не пользоваться возможностью получить цифровой документ, а оставить всё как есть. Какие либо санкции со стороны работодателя за отказ получать ЭТК не предусмотрены. Обязательность получить электронный документ возлагается только на работников, стаж которых будет впервые открыт в 2021 году.

Несмотря на возможность использовать книжку старого образца работник теряет следующие преимущества электронного документа:

• Быстрый доступ к информации о стаже.
• Возможность дистанционного трудоустройства.
• Оформление пенсии без посещения отделения ПФР.

Как перейти на электронные трудовые — процедура по шагам

Как уже было сказано выше, процедура перехода на электронные трудовые книжки является добровольной, но если работник пожелает получить такой документ, необходимо будет придерживаться определённого алгоритма для перехода на ЭТК.

За проведение процедуры перехода новый документооборот ответственность возлагается на руководителя организации, который обязательно должен разобраться во всех тонкостях нового закона (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Рекомендуется изучить особенности перехода на электронный документооборот пошагово, чтобы иметь представление о том, какие действия необходимо выполнить в первую очередь.

Уведомление работников о переходе

Если возможностью перехода на  ЭТК работник может воспользоваться по своему усмотрению, то для работодателя некоторые положения нового закона являются обязательными к выполнению. Например, до 30 июня 2020 года каждый руководитель организации должен проинформировать сотрудников предприятия о переходе на электронный учёт стажа работы.

Кроме временных ограничений на уведомление работника о возможности получения электронной трудовой книжки, руководителю организации необходимо знать о том, что эта процедура может быть выполнена только в письменном виде.

Что касается содержания документа, то можно отметить, что законодательно утверждённого бланка об информировании сотрудника о переходе на ЭТК не существует. Кроме того, руководителю потребуется самостоятельно решить вопрос о том, будут ли граждане оповещены об изменении законодательства лично или для этой цели будет составлено одно уведомления для всех работников.

Написание работниками заявления о переходе

Если переходить на новый документ учёта стажа, никто не имеет права принудить, то о своём решении работник всё равно обязан уведомить руководство. Ничего сложного в этой процедуре нет. Работодатель может раздать сотрудникам бланки, с помощью которых можно будет оформить свой отказ от бумажного документа или указать о необходимости оставить прежний вариант учёта стажа.

Если такая возможность не будет предоставлена, то следует написать заявление в свободной форме на имя директора.

В документе следует указать:

• Наименование должностного лица, на имя которого оформляется заявление.
• ФИО заявителя и его должность.
• Текст заявления.
• Подпись и дата.

Скачать бланк заявления для работника о переходе на электронные трудовые

Ревизия бумажных бланков трудовых книжек

После получения заявления от всех работников, руководитель организации должен провести ревизию оставшихся бумажных бланков трудовых книжек. Это необходимо сделать, чтобы убедиться в том, что все люди, изъявившие желание перейти на ЭТК, получили бумажный вариант документа на руки. Невыдача работнику трудовой книжки по его запросу является серьёзным нарушением ТК РФ.

Для того чтобы получить наиболее точную информацию о наличии бумажных бланков этого типа на предприятии, ревизию рекомендуется провести в конце года. Кроме того, подсчитывать количество книжек старого образца придётся регулярно, ведь работник имеет право в любой момент обратиться с заявлением на имя директора с просьбой о переходе на цифровой вариант документа.

Изменение внутренней кадровой документации

Если все работники предприятия или фирмы перейдут на электронный документооборот, то изменения внутренней кадровой документации позволят значительно уменьшить нагрузку на бухгалтерию. Благодаря отсутствию необходимости вносить важные отметки в бумажный документ, существенно сократится время оформления подобных изменений.

Дело не только в том, что ввод данных посредством клавиатуры осуществляется значительно быстрее, но и в том, что документ не требуется искать среди большого количества других бланков. Достаточно одного-двух кликов мышкой, чтобы необходимая информация была отображена на экране компьютера.

Как сдавать отчётность в ПФР по электронным трудовым книжкам

Подача отчётности по электронным трудовым книжкам является обязательной.

Сведения о профессиональной деятельности зарегистрированного лица подаются в пенсионный фонд при наступлении следующих событий:

• Приём на работу или увольнение сотрудника.
• Получение работником новой профессии или квалификации.
• Ограничение на занимание определённой должности по решению суда.
• Переход на другую постоянную работу.
• Изменение наименования организаций.

При выборе работника способа ведения отчётности о стаже, работодатель также обязан полученную информацию в Пенсионный Фонд России.

Вся перечисленная информация передаётся в ПФР строго в утверждённом Правительством РФ бланке.

Ответы на самые популярные вопросы

Новые изменения законодательства всегда порождают массу вопросов. Среди этого многообразия можно выделить наиболее популярные запросы, на которые люди не могут быстро найти ответы. В связи с процедурой перехода на электронные трудовые книжки, наиболее часто задаваемыми вопросами среди работников являются:

Вопрос: Если работа официально осуществляется в нескольких организациях одновременно, обязательно ли писать заявление в каждой, чтобы перейти на электронный документооборот?

Ответ: Если работа осуществляется по совместительству, то потребуется написать заявление в каждой организации.

Вопрос: Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, но затем вновь перейти на прежний вариант организации отчётности?

Ответ: К сожалению, выбрать тип документа можно только один раз. Если ранее заявление уже было написано, и работник был переведён на электронный документооборот, то осуществить переход на бумажную ТК уже не получится.

Вопрос: Если устроиться на работу до 31 декабря 2020 года обязательно ли заводить электронный вариант трудовой книжки?

Ответ: В течение всего 2020 года действует переходный период, когда вновь устраивающийся на работу человек может завести бумажный документ. Начиная с 1 января 2021 года для людей, не имеющих стажа работы, будет доступно оформление только электронного варианта трудовой книжки.

Вопрос: Если был осуществлён переход на электронную трудовую книжку, необходимо ли хранить бумажный документ?

Ответ: В бумажной книжке будет отображен стаж работы до 2020 года включительно. Эта информация может потребоваться для того, чтобы доказать наличие трудоустройства за определённый период времени.

Полезное видео

Разъяснения от эксперта по вопросу перехода на электронные носители сведений о трудовой деятельности:

Заключение

До конца 2020 года каждый работник должен для себя решить: оставлять старый документ или перейти на новый вариант учёта трудовых отношений. Не следует бояться новых технологий. Если бы переход на цифровой документооборот не был бы удобен, то правительство РФ не инициировало бы изменение трудового законодательства.

Кроме прочих, немаловажным преимуществом электронного документа является невозможность его физического уничтожения, например, в пожаре. Кроме того, система серверов Пенсионного Фонда РФ хорошо защищена от взлома, поэтому можно не волноваться за сохранность конфиденциальной информации.